אחת הבעיות המרכזיות של מנהל עסק קטן ובעצם, בעייתו של כל מנהל, היא מצוקת זמן. לא כולם יודעים, אך זמן הוא המשאב היקר ביותר למנהל העסק ולא כולם מעריכים אותו נכונה ובמקום לנהוג בו כמו בכסף, בחכמה ובחיסכון, רבים מזלזלים ומפסידים אותו ללא שוב.
לעתים קרובות מאוד, נוצר מצב בו יש למנהל כמות עצומה של משימות שנותרו ללא טיפול היות ואין זמן, אך נכון יותר לומר שלא היה תכנון זמן.
צריך לקחת בחשבון שעל כפתי המנהל מוטלות משימות רבות, חלקן מטרות ויעדים שלו עצמו וחלקן יעדי המערכת או העסק אותו הוא מנהל, הוא אחראי לתפעול, הוא אחראי לצוות ועליו לדאוג לרווחים ולהפסדים. מרוב לחץ, יש תחושה שהזמן בורח מבין הידיים ולא מספיקים כלום.
להלן שיטה לניהול נכון של זמן, שיטה שמי שמיישם אותה מגלה כי היא מאוד יעילה:
- צריך להבחין בין המשימות הדחופות ובין המשימות החשובות. לדוגמא, להחזיר טלפון ללקוח היא משימה דחופה אבל לא בהכרח חשובה, בעוד שהכנת תקציב לעסק היא משימה חשובה אך לא בהכרח דחופה. לפעמים יש לנו משימות שהן גם דחופות וגם חשובות, כמו לשלם מקדמות מס הכנסה וכד´. משימות אלה יבוצעו ראשונות.
- חשוב לזהות את שעות הריכוז שלנו (לדוגמא, רוב האנשים הם חסרי אנרגיה בשעתיים שלאחר ארוחת הצהריים). הכוונה היא לגלות מתי אנו אפקטיביים ומתי פחות.
- רצוי לערוך רשימה יומית של משימות לפי סדר עדיפויות ואז לקחת משימות מהרשימה ולסדר אותן ביומן בהתאם לדחיפות וחשיבות ולרמת הריכוז הנדרשת לביצוען (את המשימות הדורשות ריכוז רב נבצע בשעות ה"טובות" שלנו ואת שיחות הטלפון ומעבר על דואר נשאיר לשעות בהן אנו פחות אפקטיביים).
- חשוב לדעת לוותר על משימות פחות חשובות, כגון: קריאת דואר זבל (כולל אימייל), שיחות טלפון מיותרות וכד´.
ניהול זמן באופן אפקטיבי דורש תרגול ומיומנות. על מנת להצליח, צריך להתחיל לאט ו"לקחת את הזמן". במידה ותהיה התמדה, יוכל המנהל להמשיך ולפתח את המיומנות שלו ולהפוך למנהל יעיל יותר, אך גם רגוע.
בהצלחה!
