מיקור חוץ הפך לשיטה מקובלת בשוק, והוא מאפשר חיסכון מקסימאלי בעלויות תוך שמירה על רמת המקצועיות הגבוהה ביותר. בתחומים רבים שיטה זו כבר הפכה ידועה ומקובלת, דוגמת האאוטסורסינג של שירותים פיננסים. כיום, כאשר העולם כולו מתחבר לרשת אחת ענקית בקליק, וניתן לייצר, לשווק ולנהל כל דבר מכל מקום, המבנה הארגוני הריכוזי עובר שינויים מרחיקי לכת. הצורך לשבת תחת קורת גג אחת מקבל פחות ופחות חשיבות, ונגדו עולה חשיבותה של מקצועיות, מיומנות והתמחות, תוך מכוונות למטרה משותפת.

מיקור חוץ בתחום האדמיניסטרציה הוא פיתרון חדשני שנוצר משילוב של התעוררות צרכים חדשים מחד ופיתוח טכנולוגיות חדשות לשימוש האדמינסטרטור מאידך. לאחר כ-12 שנות ניסיון בניהול אדמיניסטרציה בתחום ההי-טק, וכ-15 שנות עבודה בדרג האדמיניסטרטיבי הבכיר, ראיתי כי קיים צורך ייחודי בפיתרון המתאים במיוחד לחברות הסטארט אפ ולחברות קטנות. הדינאמיות של חברות אלה דורשת מהמנכ"ל למצוא פתרונות שיאפשרו מרחב תמרון כלכלי, היענות ממוקדת לצרכים השונים וגמישות מרבית. שיטה זו מאפשרת למנכ"ל: להתרכז בתפוקה של ספק חיצוני באמצעות קביעה מוגדרת של תקציבים ויעדים לטווח ארוך; להתפנות לעיסוק בבעיות הליבה של החברה הנוגעות לפיתוח מוצר האם, גיוס השקעות והון לחברה; להעסיק עובדים מיומנים ומומחים בתחומם, תוך הימנעות מיצירת יחסי עובד- מעביד. כך, בעוד שהעובד מחויב לרמת השירות ומקבל תמיכה מקצועית ממערך מומחים, חוסך המעביד משאבים יקרים על אחזקת עובד, תנאים סוציאליים והכשרה מקצועית.

התחום האדמיניסטרטיבי אינו נתפס כתחום ליבה בחברה, ועם זאת, חשיבותו מכרעת בכול הנוגע לאפשור התנאים הנאותים לפעילות המחלקות השונות ולתיאום יעיל ביניהן. חברות סטארט אפ דורשות אדמיניסטרציה מורכבת, שמשלבת ידע ומיומנויות טכנולוגיות, גמישות ואחריות רבה, יכולת למידה וידיעת שפות. למרות החשיבות הברורה של הכשרה מסודרת, קשה מאד בעולם הדינאמי והמשתנה של סביבת ההיי- טק לקבע נהלים ברורים וכתובים. שינויים בגודל החברה, פיתוחים טכנולוגיים, איתור ספקים עקב שינויי צרכים- כל אלה ועוד, מחייבים הישארות תמידית עם "יד על הדופק" בתחומים רבים, מה שמתאפשר רק לחברה המתמחה בתחומים אלו.

בעיה נוספת בהעסקת עובד אדמיניסטרטיבי, עלולה להתעורר בשל היעדר קביעת יעדים מוגדרים מעת לעת. המנכ"ל, אשר לרוב נעדר ניסיון אדמיניסטרטיבי, יתקשה בקביעת הצרכים של החברה בתחום זה. הסכנה בכך היא הזנחת תחומים קריטיים, טיפול לקויי, הוצאות מיותרות וחוסר יעילות עקב היעדר סדר עדיפויות מוגדר. בעוד שאנשי R&D זקוקים למרחב וגמישות, עובדים אדמיניסטרטיביים חייבים קו מנחה לעבודתם כנותני שירות, מה שמחייב הגדרה מובנית של פעילותם. המיומנות הרבה, הגמישות בשעות ולמידה מתמדת של תחומים חדשים הנדרשים האדמינסטרטור, מקשים על הגדרת שעות מישרה בתשלום לפי שעה ועל הגדרת תחומי אחריות בחוזה גלובאלי. השינויים התכופים יכולים ליצור תקופות של עומס לעומת תקופות רגיעה, ותקופות של עיסוק בנושאים הדורשים אחריות רבה, לעומת תקופות של עיסוק במשימות שגרתיות וסטנדרטיות. מעבר לכך, אדמינסטרטור אחראי מתוקף תפקידו על נושאי תשלום ורכש שונים, מה שמצריך ממנו בקיאות ומכוונות לייעול וחיסכון.

מיקור חוץ של שרותי אדמיניסטרציה מאפשר מענה מלא לקשיים עיקריים אלה ונוספים.

באמצעות הפנייה לגוף המתמחה במתן שרותי אדמיניסטרציה כ- TOTAL ADMIN מושגים מספר יתרונות מכריעים:

· עזרה בהגדרת צרכים– מערך אדמיניסטרטיבי קיים בעל ניסיון בתפעול יכול לגשת מיידית לפיתרון הבעיות הקיימות תוך מתן עזרה בהגדרת הצרכים הספציפיים של החברה.

· שליטה בהוצאות – החברה יכולה להחליט על מספר שעות או סכום חודשי מראש, מה שמאפשר תכנון תקציבי לטווח ארוך.

· הוזלת עלויות– עקב הימנעות מיצירת יחסי עובד מעביד, ההעסקה של האדמינסטרטורית מוזלת. כמו כן העבודה מול ספקים קבועים בהיקפים גדולים מאפשרת לחברה המתמחה במתן שרותי אדמיניסטרציה לקבל עלויות מוזלות על מוצרים ושירותים שונים.

· יעילות מרבית– המנהל האדמיניסטרטיבי שלך עובד בשבילך רק כאשר אתה באמת צריך אותו. הידע והגיבוי המקצועי שהוא מקבל מהחברה המתמחה הופכים את עבודתו ממוקדת ומכוונת יעדים תוך קיצור תהליכים.

· מחויבות לשירותיות ונגישות– הצורך המתמיד להוכיח עמידה ביעדים מקבל תפנית עקב מניעת יחסי עובד- מעביד ועבודה על בסיס תחרותי יותר של ספק- לקוח.

· מקצוענות בגיוס והכשרה– איתור עובדים איכותיים בהתאם לצרכים המיוחדים של החברה, הכשרה ומתן תמיכה שוטפת בניסוח נהלים, קבלת החלטות ומידע מקצועי

בטרם מחליטים וסוגרים חוזה במיקור חוץ של שירותי אדמיניסטרציה, יש לשים לב למספר נקודות:

• מומלץ להגדיר טווח שעות או טווח תקציבי על מנת לאפשר גמישות מחד ויעילות מאידך.
• מומלץ להגדיר יעדים מוגדרים ונהלי עבודה מוסכמים, ולרענן אותם מדי תקופה.
• מומלץ לשקול חתימה של הסכם סודיות במקרה של חשיפת מידע רגיש.

חשוב לציין שמיקור החוץ מהווה פיתרון זמני שהמשכו בתהליך השמת העובדת לתוך החברה. הנושא של השמת עובדות אדמיניסטרציה להי-טק דורש ידע וניסיון מיוחד, עקב ייחודו של המבנה הארגוני, השפה, והמשימות הייחודיות שמאפיינות שוק זה.
על מנת לקבל מענה מקצועי לאיתור עובדת המתאימה לצורכי החברה, מומלץ לפנות לשרותי השמה המתמחים בשוק זה מחברה שיודעת מהי אדמיניסטרציה באמת, ולא רק מה נדרש מהאדמינסטרטורית על הנייר.
קורות החיים והבנת מהות התפקיד אינם מהווים את המשתנים היחידים לחיזוי הצלחתה של עוזרת אישית, פקידת קבלה או מנהלת אדמיניסטרטיבית. מניסיוני למדתי, כי קיימות תכונות אופי וכישורים שהינם הכרחיים להצלחה בתפקיד. חשוב להדגיש את יכולתה המיוחדת של אדמינסטרטורית בעלת ניסיון לאתר את המועמדת המתאימה. עבודה אדמיניסטרטיבית דורשת כישורים ואופי מיוחד, שמאפשרים נגישות, תקשורתיות, מולטי טסקינג ואסרטיביות במקשה אחת. מדובר בשילוב שעל מנת לזהותו- יש צורך באיש מקצועי שבקיא בתחום הלכה למעשה.

שירלי קאץ רעיה ואם לשניים, בוגרת עמותת נטע,

בעלת ניסיון של למעלה מעשור בניהול ותפעול אדמיניסטרציה בעולם ההי-טק,

יזמת בנשמה ובעלת חברת TOTAL ADMIN, המתמחה במתן שירותי תפעול אדמיניסטרציה בשיטת מיקור החוץ (אאוטסורסינג) לחברות סטארט אפ ושרותי השמה למשרות בתחומי האדמיניסטרציה בחברות הי- טק .